VERBİS, UTTS ve Diğer Kayıt Yükümlülüklerinde Süreyi Kaçıranlar Ne Yapmalı?

Son dönemde VERBİS, UTTS ve bazı sektörel kayıt sistemlerine ilişkin uyum süreçlerinin tamamlanmasıyla birlikte birçok işletme sahibi ve serbest meslek erbabı, yükümlülüklerini zamanında yerine getirip getirmediği konusunda tereddüt yaşamaktadır.

Öncelikle belirtmek gerekir ki, belirlenen sürelerin geçmiş olması her durumda telafisi mümkün olmayan sonuçlar doğurmaz. Ancak mevcut durumun tespit edilmesi ve gerekli uyum adımlarının gecikmeden atılması önem taşımaktadır.

Hangi Kayıt Yükümlülükleri Söz Konusu?

Faaliyet alanına göre işletmelerin;

• Veri Sorumluları Sicili (VERBİS),

• Ulusal Taşıt Tanıma Sistemi (UTTS),

• Muayene Bilgi Yönetim Sistemi (MBYS),

• Elektronik belge ve bildirim sistemleri (e-Fatura, e-Defter vb.)

gibi çeşitli kayıt ve bildirim yükümlülükleri bulunabilmektedir.

Her işletme için aynı yükümlülüklerin geçerli olmadığını, faaliyet konusu ve işletmenin niteliğine göre değerlendirme yapılması gerektiğini belirtmek gerekir.

Sürenin Kaçırılması Halinde Ne Olur?

İlgili mevzuatlarda, kayıt ve bildirim yükümlülüklerinin yerine getirilmemesi durumunda idari para cezaları öngörülmektedir. Ancak her olay kendi koşulları içerisinde değerlendirilir.

Bazı durumlarda idarenin yapacağı tespitler, gönderilecek bildirimler veya tanınacak ek süreler önem kazanabilmektedir. Ayrıca yükümlülüğün kapsamı, işletmenin hukuki statüsü ve somut olayın özellikleri de değerlendirmede etkili olmaktadır.

Bu nedenle yalnızca süreyi kaçırmış olmak, uygulanacak yaptırımın kesin olarak ortaya çıktığı anlamına gelmez.

Gecikmiş Olsa Bile Uyum Sağlamak Neden Önemlidir?

Uygulamada en sık karşılaşılan hatalardan biri, sürenin geçtiğini öğrenen işletmelerin hiçbir işlem yapmadan beklemeyi tercih etmesidir.

Oysa eksikliğin sonradan giderilmesi;

• Devam eden uyumsuzluk riskinin ortadan kaldırılmasına,

• Olası denetimlerde iyi niyetli uyum çabasının ortaya konulmasına,

• İlerleyen süreçlerde doğabilecek ek yaptırımların önlenmesine,

• Kurumsal veri yönetimi ve kayıt süreçlerinin sağlıklı hale getirilmesine

katkı sağlayabilir.

Bu nedenle eksiklik tespit edildiğinde, mümkün olan en kısa sürede gerekli kayıt ve bildirim işlemlerinin tamamlanması tavsiye edilmektedir.

VERBİS ve KVKK Açısından Değerlendirme

VERBİS yükümlülüğü yalnızca idari para cezası riskinden ibaret değildir. Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında veri işleyen işletmeler için bu süreç; şeffaflık, hesap verebilirlik ve veri güvenliği politikalarının oluşturulmasının da önemli bir parçasıdır.

Bu nedenle işletmelerin yalnızca sicil kaydına odaklanması değil; aydınlatma metinleri, açık rıza süreçleri, veri saklama politikaları ve veri güvenliği tedbirlerini de gözden geçirmesi gerekmektedir.

Eğer işletmenizin VERBİS, UTTS, MBYS veya diğer kayıt ve bildirim yükümlülükleri kapsamında bir eksikliği olup olmadığından emin değilseniz, öncelikle mevcut durumun hukuki açıdan değerlendirilmesi faydalı olacaktır. Sürelerin geçmiş olması çoğu zaman harekete geçmek için geç kalındığı anlamına gelmez. Ancak olası risklerin büyümesini önlemek adına yükümlülüklerin ve uyum süreçlerinin gecikmeden gözden geçirilmesi önem taşımaktadır. Her işletmenin durumu farklı olduğundan, somut olayın özelliklerine göre hukuki değerlendirme yapılması en sağlıklı yaklaşım olacaktır.